Informationen zu virtuellen Datenräumen

Der Begriff Datenraum wird vor allem im Zusammenhang mit Due Diligence Prüfungen verwendet und beschreibt eine Sammlung an Daten und Unterlagen, die von einem zu verkaufenden Unternehmen an das kaufende Unternehmen an einem bestimmten Ort zur Verfügung gestellt werden.

Durch die zunehmende Komplexität von Unternehmenstransaktionen und der Notwendigkeit Beratern und Interessenten über Standort- und Landesgrenzen hinweg Zugriff auf einen Datenraum zu ermöglichen, setzen sich sog. virtuelle Datenräume (auch als Online Datenraum, digitaler Datenraum oder elektronischer Datenraum bezeichnet) immer mehr durch. Der virtuelle Datenraum ist eine internetbasierte Plattform bzw. ein Cloud-Service, der über gezielte Zugriffsrechte den sicheren Zugang und die Bearbeitung von vertraulichen Dokumenten ermöglicht.

Bei einer Vielzahl von Geschäftsprozessen ist heute ein sicherer virtueller Datenraum von hohem Nutzen: Informations- und Datenaustausch zwischen Aufsichtsräten und/oder Vorständen, unternehmensweite und -übergreifende Strategieprojekte, Mergers & Acquisitions, Joint Ventures, Finanzgeschäfte, juristische Vorgänge, Forschung und Entwicklung, Steuerung von Großprojekten, Outsourcing und medizinische Testläufe, um nur einige Beispiele zu nennen.

Datenräume werden heute aber nicht nur bei hochsensiblen Transaktionen wie M&A (Fusionen und Übernahmen) eingesetzt, sondern auch im tagtäglichem Geschäftsleben. Mehr und mehr wird in unserer heutigen Arbeitswelt über verschiedenste Standorte hinweg und in wechselnden Projektteams zusammengearbeitet. Der sichere und schnelle Austausch von Dokumenten und Daten und die effiziente Kommunikation werden dabei zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Ein virtueller Datenraum optimiert dabei den Datenaustausch und Zusammenarbeit über Standortgrenzen hinweg. So werden virtuelle Datenräume heute von Agenturen, Klein- und Mittelstand-Unternehmen und großen, internationalen Konzernen eingesetzt. Unternehmen wie zum Beispiel netfiles bieten gesonderte Produkte für den Bereich hochsichere Datenräume und Datenaustausch bzw. Collaboration an. Oftmals werden diese Produkte auch als Teamraum oder Projektraum bezeichnet.

Aufgrund der Sensibilität der Daten in einem Datenraum ist bei der Auswahl eines Anbieters besonders auf die Sicherheit und den Datenschutz zu achten. Datenschutzexperten empfehlen europäische Anbieter wie zum Beispiel netfiles mit Servern innerhalb der EU, um wirtschaftliche, aber auch rechtliche Risiken im Hinblick auf den gesetzlich geforderten Datenschutz zu vermeiden.

Lesen Sie hier weiter, um einen Überblick der wichtigsten Funktionen eines Datenraums zu gewinnen.